El registro de compras y gastos es de carácter obligatorio que debe ser presentado por el titular o su contador.
En el registro de compras debe anotarse diariamente todas las compras y los gastos que tengan relación con la actividad de la empresa incluyendo el número de anotación, la fecha de adquisición, el nombre y apellidos (o la razón social) del expedidor, el concepto de la compra, el importe (con el IGV ).
Se debe también hacer referencia a todas las compras de las que dispongamos de un ticket o justificante de banco, a pesar de no haber obtenido una factura (por ejemplo, las cuotas a la seguridad social, un café o comida de negocios, la compra de material de oficina si no hemos obtenido factura). Sin embargo, uno de los problemas que se encuentran en este libro es que no siempre se puede justificar fácilmente que un gasto esté relacionado con la actividad que realizamos como autónomos (por ejemplo, ¿cómo se prueba que la comida en un restaurante está relacionada con nuestra actividad?). En estos casos, los expertos aconsejan no abusar mucho de este libro y, en todo caso, solicitar una factura de las compras que realicemos para poder posteriormente justificar nuestras adquisiciones.
Cabe mencionar que los siguientes puntos deberán ser incluidos de manera obligatoria en las entradas del libro de compras y gastos:
A pesar de que existe cierta confusión sobre dónde debe ser incluido este libro, pues en muchos sitios se incluye dentro del libro de facturas recibidas, se debe encontrar en los libros de contabilidad para autónomos y debe llevarse un registro aparte con todos los comprobantes de las compras o gastos. En este libro deberán estar anotadas todas las facturas de gasto o compras que estén relacionadas con la actividad, aunque no es posible incluir gastos como la compra de ropa o las entradas del cine. No es necesario llevar un orden de fechas y número de factura, ya que al fin y al cabo, deducir gastos es un derecho, no una obligación (como sí ocurre en los ingresos). Es decir, podemos incluir un gasto que se nos haya olvidado a posteriori, en el siguiente trimestre.
A la hora de entender el trabajo que realiza un negocio con su actividad, éste puede referirse al los ingresos que se encuentran en el libro de registro de facturas emitidas, pero esto solamente nos da la mitad de la imagen. Para una contabilidad completa necesitaremos la otra mitad, que es la de los gastos. El negocio debe controlar todos los gastos necesarios para la obtención de ingresos, pues sólo mediante un control estricto de ingresos y gastos sabremos si nuestra actividad genera beneficios o pérdidas.
Debemos tener en cuenta que para que un gasto pueda ser clasificado como deducible fiscalmente tiene que cumplir dos requisitos: tiene que estar afecto a la actividad (producirse debido al desarrollo de la misma) y tiene que ser necesario para la actividad que realicemos. Aunque estos requisitos sean difíciles de apreciar en ciertas ocasiones, siempre debemos considerarlos desde el principio de la prudencia de cara a posibles investigaciones de la SUNAT. Para la contabilización de los gastos tendremos que llevar tres libros de registros diferentes:
Es importante tener claro qué consideramos como un gasto. En contabilidad, el gasto es una salida de dinero que no es recuperable y se diferencia del coste en que el coste sí es recuperable, ya que se realiza con la intención de obtener una ganancia con él, siendo una inversión recuperable. Entonces, es un gasto el dinero que una persona o empresa debe pagar para acreditar su derecho sobre la adquisición de un bien o la recepción de un servicio, aunque hay diferencias entre el dinero que destina una persona (pues ella no lo recupera) y el que destina una empresa, que sí lo recupera al tener ingresos.
A su vez, el libro de gastos, de manera complementaria, nos ayuda a llevar la cuenta de los gastos que se realizan de manera diaria y hace que sea más fácil llevar el control para posteriormente desgravarnos los gastos derivados del negocio. Se registrarán aquí gastos como la cuota de autónomos, las facturas del taxi, las comidas con los clientes, etc.
Por tanto, de manera sintetizada, el libro de registro de compras y gastos ofrece una imagen detallada de las entradas y salidas de dinero que sufre un autónomo en relación a la actividad profesional que realiza.
El Registro de Compras nos permite determinar el Crédito Fiscal y consiste en aplicar la tasa el Impuesto del 18% sobre base Imponible correspondiente al valor de las compras y/o adquisiciones que realice la empresa.
El artículo 37 del TUO de la Ley del IGV e ISC menciona:
Los contribuyentes del Impuesto están obligados a llevar un Registro de Ventas e Ingresos y un Registro de Compras, en los que anotarán las operaciones que realicen, de acuerdo a las normas que señale el Reglamento.
Para llevar el registro de compras tenemos tres opciones:
Manual
Computarizado
Electrónico
El registro debe ser legalizado por un juez de paz letrado o un notario público, esto aplica para el llevado en forma manual y computarizado.Finalmente, el registro de compras electrónico está conformado por los siguientes archivos:
Dos Archivos TXTs (8.1 y 8.2)
Constancia XPLE
Constancia de Anotación PDF
Nuestro equipo le brindara la atención que necesita respondiendo tus dudas y consultas.