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Que es un sistema Hotelero?
Sabias que hay herramientas que te ayudan a administrar tu hotel en forma integral,

Que es un sistema Hotelero?

Un sistema hotelero es una herramienta de gestión cuyo objetivo es ayudar al hotel a brindar una experiencia satisfactoria para los huéspedes al mismo tiempo que se administra eficientemente y se aumenta la rentabilidad del negocio, tanto si se trata de una gran cadena hotelera como de un pequeño hotel boutique.

Por qué es conveniente adquirir uno sistema hotelero?, en este artículo te presentaremos algunos de los puntos más importantes que te ayudarán a tener un panorama completo sobre el tema.

Definíamos sistema hotelero

Un sistema hotelero es un sistema informático o software que permite administrar, controlar y optimizar los procesos internos propios del sector hotelero, estos sistemas suelen ser escalable, es decir funciona tanto para cadenas de hoteles, hoteles 5/4/3 estrellas, boutiques, moteles, hostales, B&B, Apart hoteles…etc ,

fueron desarrollados con el propósito de contribuir con un correcto desempeño del equipo dentro del establecimiento en el cumplimiento de todos los procedimientos que forman parte de la operación hotelera.

También conocido como sistema de administración de hoteles o del ingles Property Management System (PMS), esta herramienta ayuda:

Principales funciones de un sistema hotelero

Entre las principales funciones de un sistema hotelero, destacan:

Gestión de reservas

Esta función permite capturar los datos de los huéspedes como nacionalidad, dirección, teléfono de contacto e incluso métodos de pago, evitando el riesgo de cometer un error en el registro manual o la pérdida de la información.

En el sector hotelero las reservaciones suelen hacerse con meses de anticipación, por lo que el sistema hotelero se encarga de agruparlas en un calendario desde el cual se puede acceder a la información y control de las fechas disponibles.

Algunos sistemas incluyen también el envío de una confirmación a los clientes de las reservaciones por correo electrónico o bien, plataformas complementarias de reservaciones en línea.

Control de Ocupabilidad

Un sistema hotelero permite configurar las habitaciones por tipo y precio, acceder a gráficas para conocer el estado actual de las habitaciones y la ocupación esperada, administrar tarifas por día y según la temporada, y realizar las operaciones diarias de check-in y check-out.

Seguridad y finanzas

Un ejemplo de estas funcionalidades son los perfiles de acceso protegidos por contraseña y huella digital, lo que ayuda a establecer un control sobre quiénes pueden ejecutar determinadas acciones en el sistema.

Reportes y analíticas

Los sistemas administrativos hoteleros pueden generar reportes periódicos para conocer los puntos fuertes y débiles del negocio, lo que ayuda a contar con una visión completa para tomar decisiones comerciales basadas en datos reales y por tanto, con más probabilidades de éxito comercial.

Los tipos de reportes que ofrece este sistema van desde las habitaciones libres, ocupadas, bloqueadas y por estatus de limpieza, reservaciones activas, canceladas y emitidas, hasta reportes y consultas de movimientos (entradas, salidas, cargos, abonos, facturas), auditoría de ingresos por día, mes y año, cuentas por cobrar, corte de caja, reportes forecast y mucho más.

Beneficios de contar con un sistema hotelero

Si bien este sistema tiene como resultado una gran cantidad de ventajas tanto a corto como a largo plazo, algunos de los beneficios más importantes que obtendrás al implementarlo son:

Mayor eficiencia en tus operaciones diarias

Contar con un software hotelero te ayudará a estandarizar todos los procedimientos que forman parte de tu operación, permitiéndote realizar las actividades diarias de forma óptima y en orden de prioridad, así como garantizar el cumplimiento de tus metas comerciales y una gestión más efectiva y ágil.

Ahorro de gasto en personal

Una de las ventajas que ofrece un sistema hotelero es la simplificación y automatización de tareas repetitivas que suelen implicar un costo en personal asignado para su realización, por lo que permite disminuir los costos destinados a la contratación de personal operativo y reinvertirlo en acciones de mayor impacto para el crecimiento de tu hotel.

Evita fraudes y robos internos

Las funciones de protección y seguridad, desde los perfiles de seguridad hasta la realización de declaraciones del cajero con corte ciego te permitirán protegerte contra el robo interno o intentos de fraude y extorsión realizados por estafadores que pretendan ser huéspedes, agencias de viajes o proveedores.

Ten en cuenta que tan solo en diciembre de 2019, empresas de viajes ilegales estafaron a más de mil turistas nacionales y extranjeros con viajes a destinos turísticos de Quintana Roo, lo que demuestra la importancia de contar con una herramienta como esta que le brinde seguridad tanto a tu hotel como a tus clientes y colaboradores.

Control real de todo lo que ocurre en el hotel

En resumen, un sistema para hoteles facilita el control a detalle de las operaciones diarias que forman parte de las actividades de atención a los huéspedes, administración, contabilidad y mantenimiento de un centro de hospedaje, sin importar su tamaño o el número de habitaciones que este posea.

Por ejemplo, a través de pantallas especiales para que el ama de llaves pueda monitorear la limpieza de las habitaciones, un panel para el manejo de turnos de empleados ligados a los movimientos de caja, y el control de artículos y amenidades incluidas por habitación (control remoto de televisión, aire acondicionado, etcétera), por mencionar algunos ejemplos.

¡Adquiere un sistema hotelero hoy mismo!

Un sistema hotelero es una herramienta integral para mejorar todos los procesos hoteleros, ayudando a garantizar una operación exitosa, satisfacer las expectativas y necesidades de los huéspedes y aumentar la rentabilidad del negocio.

Si todavía no cuentas con uno o estás buscando la mejor opción para tu hotel, te invitamos a solicitar una demo gratuita de myVisualHotel, el sistema ideal para hoteles pequeños, boutiques, moteles y hostales.

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