¿Cuáles son las funciones más importantes de un sistema para hoteles o sistema hotelero?
Un sistema Hotelero posee múltiples funciones pero para garantizar un control integral de las operaciones diarias del hotel es indispensable que cuente con las siguientes principales funciones:
Esta función permite conocer el estado actual de las habitaciones tanto para el día de hoy como para fechas futuras, de tal manera que permita brindar a los clientes una respuesta rápida sobre si hay o no un determinado tipo de habitacion para una fecha específica.
Al área administrativa le permite conocer las proyecciones de ocupabilidad del hotel, lo que contribuye a optimizar y ajustar las estrategias de ventas.
Al área de recepción le permite conocer cuantos ingresos, salidas y permanencias tiene el día de hoy así como también si hay o no habitaciones disponibles en caso llegue un pasajero que no tenga reserva previa.
Esta funcion permite que el motor de reservas de la pagina web, venda de forma automática las habitaciones que se encuentran disponibles sin generar sobreventas.
En el sector hotelero las reservaciones suelen hacerse con meses de anticipación, por lo que el sistema hotelero se encarga de agruparlas en un calendario desde el cual se puede acceder a la información y control de las fechas disponibles.
Esta función permite capturar los datos de los huéspedes como nacionalidad, dirección, teléfono de contacto e incluso métodos de pago, evitando el riesgo de cometer un error en el registro manual o la pérdida de la información.
Algunos sistemas incluyen también el envío de una confirmación a los clientes de las reservaciones por correo electrónico o bien, plataformas complementarias de reservaciones en línea.
Los sistemas administrativos hoteleros pueden generar reportes periódicos(reporte diario, semanal, mensual, anual, comparativos) para conocer los puntos fuertes y débiles del hotel, lo que ayuda a contar con una visión completa para tomar decisiones comerciales basadas en datos reales y por tanto, con más probabilidades de éxito comercial.
Los tipos de reportes que ofrece este sistema van desde las habitaciones libres, ocupadas, bloqueadas y por estatus de limpieza, reservaciones activas, canceladas y emitidas, hasta reportes y consultas de movimientos (entradas, salidas, cuentas, cobros, facturación), auditoría de ingresos por día, mes y año, cuentas por cobrar, corte de caja, reportes forecast y mucho más.
El sistema debe brindar un área de administración de usuario, que permita configurar su nivel de acceso y accesos a los diferentes módulos del sistema, cada usuario debidamente protegido contraseña debidamente encryptada, lo que ayuda a establecer un control sobre quiénes pueden ejecutar determinadas acciones o ver determinada informacion dentro del sistema.
Adicionalmente y no menos importante el sistema de contar con un sistema de administracion de dispositivos que permita al Administrador configurar los dispositivos desde donde los usuarios pueden acceder al sistema.